FAQ - najczęściej zadawane pytania

Nie. Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) automatycznie podczas fiskalizacji. Numer ewidencyjny nadawany jest systemowo i przesyłany do urządzenia — nie ma potrzeby wysyłania papierowych zgłoszeń.

Fiskalizacja to jednorazowy proces przełączenia kasy z trybu szkoleniowego w tryb fiskalny, umożliwiający rejestrację sprzedaży. Może jej dokonać wyłącznie uprawniony serwisant z ważną legitymacją wydaną przez producenta (np. Aclas czy Novitus).

Tak. Kasa online musi mieć zapewnione połączenie z internetem, aby przesyłać dane do CRK zgodnie z harmonogramem. Jeśli połączenie zostanie przerwane, należy je niezwłocznie przywrócić.

W kasach online numer jest nadawany automatycznie podczas fiskalizacji. Powinien zostać trwale naniesiony na obudowę kasy oraz wpisany do książki serwisowej.

Przedsiębiorcy rozpoczynający ewidencjonowanie lub zobowiązani do tego przepisami mogą odliczyć 90% ceny netto urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł.

Po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym.

Możesz go wykonać rano, przed rozpoczęciem nowej sprzedaży. Sprzedaż z poprzedniego dnia zostanie rozliczona w dacie faktycznego wykonania raportu, ale pod kątem księgowym liczy się data sprzedaży.

Raport miesięczny (okresowy) wykonuje się po zakończeniu miesiąca sprzedaży i drukuje do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Tak, pod warunkiem że po ostatniej sprzedaży wykonano raport dobowy. Zmiana czasu jest możliwa maksymalnie o 60 minut (czas letni/zimowy). Większe korekty wymagają interwencji serwisu.

Większość nowoczesnych kas ma funkcję wystawiania faktur VAT dla firm — trzeba wcześniej zaprogramować dane nabywcy lub wpisać NIP na paragonie. W związku z KSeF faktury takie oraz paragony z NIP nabywcy są akceptowane do końca 2026 roku.

Paragonu nie można anulować po wydrukowaniu. Należy przyjąć zwrot, spisać protokół zwrotu i ująć go w ewidencji zwrotów (tzw. zeszyt korekt), aby pomniejszyć obrót w księgowości.

Sprawdź, czy papier jest założony poprawnie (często stroną termiczną do dołu) i czy pokrywa drukarki jest domknięta. W urządzeniach Aclas/Novitus czujnik bywa zabrudzony pyłem z papieru — wystarczy go przedmuchać.

Sprawdź zasięg WiFi lub stabilność połączenia kablowego. Zrestartuj ruter oraz kasę. Jeśli korzystasz z karty SIM (GSM), upewnij się, że nie ma problemów z zasięgiem operatora.

Niezwłocznie powiadom serwis i wystąp do producenta o duplikat. To dokument niezbędny podczas kontroli skarbowej oraz przy przeglądach technicznych.

To sygnał błędu krytycznego (np. uszkodzenie pamięci fiskalnej lub wyczerpanie baterii podtrzymującej). Należy zaprzestać sprzedaży i dostarczyć urządzenie do nas.

Ustawowy termin to minimum raz na 2 lata. Przeglądy gwarancyjne wykonujemy co 12 miesięcy.

Tak. Każdy podatnik ma prawo zmienić serwis — wystarczy wypełnić wniosek o zmianę serwisu i złożyć go u nowego serwisanta, który przejmie opiekę nad urządzeniem.

Pamięć powinna wystarczyć na minimum 1830 raportów dobowych, czyli ok. 5 lat pracy. Po tym okresie przechodzi w tryb tylko do odczytu.

Należy dokonać odczytu pamięci fiskalnej i złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy w Urzędzie Skarbowym. Wszystkie te czynności wykonuje nasz serwis. Przy kasach online pamiętaj też o obowiązkowej kopii pamięci chronionej.

Tak, marka nie ma znaczenia. Ważne, aby kasa rezerwowa była sprawna, miała ważny przegląd i była zafiskalizowana na Twoją firmę.

Etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł za 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy (do 10 tys. zł sprzedaży fakturowanej miesięcznie) mają obowiązek dopiero od 1 stycznia 2027 r. Szczegóły dla swojej firmy najlepiej potwierdzić z księgowością.

Tak. Obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy wszystkich podatników objętych systemem już od 1 lutego 2026 r. — nawet jeśli sam obowiązek wystawiania masz dopiero od kwietnia. Faktury od kontrahentów, którzy weszli do KSeF, trafiają wyłącznie do systemu, a nie na maila.

Co do zasady tak, choć najmniejsi podatnicy (miesięczna sprzedaż fakturami objętymi KSeF do 10 tys. zł brutto) mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r., a obowiązek obejmie ich od 2027 r. Do limitu nie wlicza się sprzedaży paragonowej dla konsumentów. Po przekroczeniu limitu nie ma powrotu do faktur poza systemem.

Tak — wdrażamy i konfigurujemy KSeF w programach, które sprzedajemy i serwisujemy, oraz spinamy je z Twoim obiegiem faktur. Jesteśmy m.in. autoryzowanym serwisem Symplex (Small Business). Zadzwoń, sprawdzimy Twój program i przygotujemy go do e-faktur.

Systemy magazynowo-księgowe i sprzedażowe dla sklepów, hurtowni, gastronomii i usług — m.in. Symplex, InsERT oraz rozwiązania dla gastronomii. Doradzamy dobór, wdrażamy, szkolimy i zapewniamy bieżącą obsługę.

Tak. Wykonujemy integracje między kasami, oprogramowaniem, sklepami online i KSeF, tak aby dane krążyły między systemami bez ręcznego przepisywania.

Do KSeF logujesz się m.in. Profilem Zaufanym (ePUAP), podpisem kwalifikowanym, e-dowodem lub certyfikatem KSeF. Dla firm najwygodniejszy bywa podpis kwalifikowany — możesz go wyrobić u nas (CenCert).