FAQ – najczęściej zadawane pytania

Witaj w centrum pomocy naszego serwisu. Zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które najczęściej nurtują użytkowników urządzeń fiskalnych.

Kwestie Formalne i Uruchomienie

1. Czy po zakupie kasy online muszę zgłaszać ją do Urzędu Skarbowego? Nie. Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) automatycznie podczas fiskalizacji. Numer ewidencyjny nadawany jest systemowo i przesyłany do urządzenia. Nie ma potrzeby wysyłania papierowych zgłoszeń.

2. Co to jest fiskalizacja i kto może jej dokonać? Fiskalizacja to jednorazowy proces przełączenia kasy z trybu szkoleniowego w tryb fiskalny, co pozwala na rejestrację sprzedaży. Może jej dokonać wyłącznie uprawniony serwisant posiadający ważną legitymację wydaną przez producenta danej marki (np. Aclas czy Novitus).

3. Czy muszę mieć na stałe podłączony internet do kasy online? Tak. Zgodnie z przepisami, kasa online musi mieć zapewnione połączenie z internetem w celu przesyłania danych do CRK zgodnie z harmonogramem. Jeśli połączenie zostanie przerwane, należy niezwłocznie je przywrócić.

4. Skąd mam wziąć numer ewidencyjny kasy? W przypadku kas online numer ten jest nadawany automatycznie podczas fiskalizacji i powinien zostać trwale naniesiony na obudowę kasy oraz wpisany do książki serwisowej.

---

Codzienna Obsługa i Raporty

5. Kiedy należy wykonać raport dobowy? Raport dobowy należy wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.

6. Zapomniałem wykonać raportu dobowego wczoraj. Co teraz? Możesz go wykonać rano, przed rozpoczęciem nowej sprzedaży. Sprzedaż z poprzedniego dnia zostanie poprawnie rozliczona w dacie jego faktycznego wykonania, ale pod kątem księgowym liczy się data sprzedaży.

7. Jak wykonać raport miesięczny i do kiedy mam na to czas? Raport miesięczny (okresowy) wykonuje się po zakończeniu miesiąca sprzedaży. Należy go wydrukować do 25. dnia kolejnego miesiąca.

8. Czy mogę zmienić godzinę na kasie samodzielnie? Tak, ale pod warunkiem, że po ostatniej sprzedaży został wykonany raport dobowy. Pamiętaj, że zmiana czasu jest możliwa tylko o maksymalnie 60 minut (zmiana czasu letni/zimowy). Większe korekty wymagają interwencji serwisu.

---

Problemy Techniczne i Błędy

9. Na ekranie widnieje komunikat „Brak papieru”, a rolka jest w środku. Sprawdź, czy papier jest założony poprawnie (często stroną termiczną do dołu) i czy pokrywa drukarki jest domknięta. W urządzeniach Aclas/Novitus czujnik może być zabrudzony pyłem z papieru – wystarczy go przedmuchać.

10. Kasa nie chce się połączyć z internetem (Błąd komunikacji z Repozytorium). Co zrobić? Sprawdź zasięg WiFi lub stabilność połączenia kablowego. Zrestartuj ruter oraz samą kasę. Jeśli korzystasz z karty SIM (GSM), upewnij się, że nie ma problemów z zasięgiem operatora.

11. Co zrobić, gdy zgubię książkę serwisową kasy? Należy niezwłocznie powiadomić o tym serwis oraz wystąpić do producenta o wydanie duplikatu. Jest to dokument niezbędny podczas kontroli skarbowej oraz przy przeglądach technicznych.

12. Kasa wyświetla komunikat „Wymagany tryb  serwisu”. To sygnał, że urządzenie wykryło błąd krytyczny (np. uszkodzenie pamięci fiskalnej lub wyczerpanie baterii podtrzymującej). W takim przypadku należy zaprzestać sprzedaży i dostarczyć urządzenie do nas.

---

Przeglądy i Obowiązki Serwisowe

13. Jak często muszę robić przegląd techniczny kasy? Ustawowy termin to minimum raz na 2 lata. Przeglądy gwarancyjne co 12 miesięcy.

14. Czy mogę zmienić firmę serwisującą moją kasę? Tak. Każdy podatnik ma prawo do zmiany serwisu. W tym celu należy wypełnić wniosek o zmianę serwisu i złożyć go u nowego serwisanta, który przejmie opiekę nad urządzeniem.

15. Kiedy kończy się pamięć fiskalna kasy fiskalnej?  Pamięć fiskalna kasy powinna wystarczyć na minimum 1830 raportów  dobowych, czyli ok. 5 latach prac. Po tym okresie pamięć przechodzi w tryb tylko do odczytu.

16. Co zrobić z kasą przy zamykaniu działalności? Należy dokonać odczytu pamięci fiskalnej i następnie złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji w Urzędzie Skarbowym. Wszystkie te czynności wykonuje nasz serwis. Pamiętaj również o obowiązkowej kopi pamięci chronionej w przypadku kas online.

---

Inne Pytania

17. Czy na kasie mogę wystawić fakturę? Większość nowoczesnych kas posiada funkcję wystawiania faktur VAT dla firm. Należy jednak wcześniej zaprogramować dane nabywcy lub wpisać NIP na paragonie. W zwiąku z wprowadzeniem KSeF faktury takie , jak i paragony z NIP nabywcy będą akceptowane do końca 2026 roku.

18. Co jeśli klient chce zwrócić towar, a paragon został już wydrukowany? Paragonu nie można anulować po jego wydrukowaniu. Należy przyjąć zwrot, spisać protokół zwrotu i ująć go w specjalnej ewidencji zwrotów (tzw. zeszyt korekt), aby pomniejszyć obrót w księgowości.

19. Czy mogę używać kasy rezerwowej innej marki niż główna? Tak, marka nie ma znaczenia. Ważne, aby kasa rezerwowa była sprawna, miała ważny przegląd i była zafiskalizowana na Twoją firmę.

20. Ile wynosi ulga na zakup kasy online? Przedsiębiorcy, którzy zaczynają ewidencjonowanie na kasach online lub są do tego zobligowani przepisami, mogą odliczyć 90% ceny netto urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł.

---

Masz inny problem z urządzeniem?

Skontaktuj się z naszym serwisem telefonicznie – większość drobnych błędów potrafimy rozwiązać zdalnie w kilka minut!